Escola do Arquivo: a construção do projeto
Fernando V. Aguiar Ribeiro[1]
“não há reforma administrativa sem reforma do sistema de arquivos e […]
não há desenvolvimento econômico sem arquivos eficientes”
José Honório Rodrigues (1980, p. VI)
A Escola do Arquivo é uma iniciativa do Arquivo Público voltada à capacitação e formação de profissionais na área de gestão documental e informação. Ela surge a partir da ampliação das atividades da Divisão de Formação e Treinamento (DFT), responsável pelas ações educativas do Sistema Estadual de Arquivos. Seu objetivo é organizar e integrar cursos e percursos pedagógicos mais abrangentes e sistemáticos, alinhados às políticas públicas estaduais.
O Arquivo Público do Estado de São Paulo, instituição fundada em 1892, é responsável pelo desenvolvimento e coordenação da política estadual de arquivos, gestão, preservação e acesso aos documentos públicos. A partir de 1984, a instituição atua como órgão central do Sistema Estadual de Arquivos (SAESP), formulando políticas arquivísticas, oferecendo orientações técnicas aos órgãos da administração paulista e promovendo ações de formação e treinamento nos assuntos pertinentes à gestão documental.
A Escola do Arquivo surge para fortalecer a missão do Arquivo Público de São Paulo, através da formação e atualização das pessoas ligadas aos órgãos integrantes do Sistema Estadual de Arquivos. Por meio de cursos e percursos pedagógicos estruturados, a Escola promove a qualificação técnica e estratégica necessária para a gestão eficiente de documentos e informações. Essa iniciativa atende tanto à administração pública estadual quanto aos municípios paulistas, garantindo padronização e alinhamento às políticas públicas.
Panorama dos cursos de Arquivos no Brasil
Os primeiros esforços em formar quadros qualificados para atuar em arquivos e na gestão documental estão intimamente relacionados às instituições arquivísticas. A primeira iniciativa em formar profissionais ocorreu no Arquivo Nacional com o Curso de Diplomática, estabelecido pelo decreto nº 9.197, de 9 de dezembro de 1911. Em 1922 é criado o Curso Técnico Comum para o Museu Histórico, Biblioteca e Arquivo Nacional. Focado em paleografia e diplomática, além de matérias comuns à história administrativa do Brasil, indica um esforço em qualificação básica para os servidores das três instituições (CRIVELLI e BIZELLO, 2012, p. 48).
A partir da década de 1930, com o esforço empreendido pelo governo Vargas em organizar e modernizar o Estado, temos a criação do Conselho Federal do Serviço Público, visando a reconstrução do arcabouço da administração pública sob novas e sólidas bases, dotando-a de uma estrutura racional. Como resultado desse processo, em 1938 é criado o Departamento Administrativo do Serviço Público (DASP), centralizando em um órgão todas as ações de reforma administrativa. Nele são debatidos e apresentados os conceitos da arquivologia em bases mais sistemáticas, fortemente influenciada pelas técnicas de organização administrativas em voga nos Estados Unidos.
Embora tenha publicado na Revista do Serviço Público, órgão de difusão das ideias do DASP, artigos sobre a racionalização dos serviços de protocolo e arquivos e defendido a necessidade de estabelecer uma formação mais estruturada para o profissional de arquivo, a instituição não efetivou essa demanda (FONSECA e BEZERRA, 2017, p. 444). Em 1941, Luiz Simões Lopes, diretor do DASP, propõe a criação da carreira de arquivista em todos os ministérios do governo federal, entrando em conflito com Eugênio Vilhena de Moraes, então diretor do Arquivo Nacional (BARBALHO, 2021, p. 58). Na visão desse último, as atividades relacionadas à gestão arquivística deveriam se concentrar exclusivamente no Arquivo Nacional, enquanto o DASP defendia uma gestão mais sistêmica (SANTOS, 2018, p. 124-125). O resultado desse embate seria a consolidação do projeto daspiano e a abertura de diversos concursos públicos para arquivistas, reforçando a necessidade de formação específica.
O Arquivo Nacional responderia a essa demanda com a criação, em 1958 do Curso Permanente de Arquivo, com duração de dois anos, sendo exigido o ensino médio completo para o ingresso. A criação do curso foi a consolidação das atividades do diretor do Arquivo Nacional, José Honório Rodrigues, em aprimorar os quadros técnicos da instituição, seja pela aquisição de obras referenciais como pela tradução de materiais técnicos em idioma estrangeiro (CRIVELLI e BIZELLO, 2012, p. 48).
A partir de 1973 é iniciada uma nova fase no processo de formação de quadros em gestão arquivística, marcada pela atuação de instituições universitárias. O Curso Permanente de Arquivo passa a ser encampado pela Federação das Escolas Isoladas do Estado da Guanabara (FEFIEG), transformada em 1975 em Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Esse processo teve a condução de Astréa de Moraes e Castro, arquivista da Câmara dos Deputados em Brasília e teve como principal espaço de debates sobre a área a recém-criada Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) em 1971.
O segundo curso de graduação na área seria estabelecido em 1976 na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), concretizando a tendência de formar quadros em arquivologia em nível de graduação. Anos depois, em 1978, um terceiro curso é aberto, dessa vez na Universidade Federal Fluminense (UFF).
Uma terceira fase corresponde à criação e consolidação de instituições de pesquisa associadas a acervos privados. Destacamos a atuação do Instituto de Estudos Brasileiros (IEB) na Universidade de São Paulo (USP), criado em 1962, e que recebeu diversos acervos privados ao longo dos anos de 1970 e 1980, o Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (CPDOC), criado em 1973 e vinculado à Fundação Getúlio Vargas (FGV) e o Arquivo Edgard Leuenroth (AEL), estabelecido em 1974 na Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).
A quarta fase na formação de arquivistas ocorre por conta da consolidação do modelo universitário através do estabelecimento de cursos de pós-graduação em Ciências da Informação. Nesse contexto são criadas graduações em arquivologia na Universidade de Brasília (UnB) em 1991 e, em 1998, na Universidade Estadual de Londrina (UEL) e na Universidade Federal da Bahia (UFBA).
Com a política de expansão do ensino superior, iniciada em meados dos anos 2000, tivemos a criação de 10 cursos superiores na área, com destaque ao estabelecimento do curso de graduação na Universidade Estadual Paulista (Unesp) de Marília, representando a única formação disponível no Estado de São Paulo.
Ao contrário do cenário nacional, no estado de São Paulo não tivemos o desenvolvimento de formação sistemática em Arquivologia. O Curso de Especialização em Organização de Arquivos, ofertado pelo Instituto de Estudos Brasileiros (IEB) em parceria com a Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo, foi estabelecido em 1986 e finalizado em 2009. O curso foi pioneiro na formação de quadros na área e foi responsável pela qualificação de funcionários em diversos arquivos públicos e privados no estado de São Paulo.
Em paralelo ao curso do IEB, o núcleo regional de São Paulo da Associação de Arquivistas Brasileiros (AAB) ofertou diversos cursos de curta duração e oficinais temáticas nas áreas de organização de arquivos, classificação e conservação. Com a criação da Associação dos Arquivistas de São Paulo (ARQ-SP) em 1998, a partir do núcleo da AAB, as atividades formativas foram desenvolvidas de forma mais contínua e sistêmica, com a criação de um setor na associação denominado “Comissão de Cursos” dedicado ao aperfeiçoamento profissional no campo da Arquivologia. Tal esforço foi materializado na “Coleção Como Fazer”, publicações entre 1998 e 2003 e que reuniam em forma de manuais as ações desenvolvidas nos cursos ofertados pela associação.
Em 2003 foi criado na Universidade Estadual Paulista (Unesp) na cidade de Marília o curso de Arquivologia, que corresponde atualmente à única formação em nível de graduação no estado de São Paulo. Apesar da consolidação do curso no contexto nacional, com o estabelecimento de programas de pós-graduação lato sensu nos níveis de mestrado e doutorado, a instituição, por estar em um polo regional, acaba não contemplando as necessidades dos maiores centros do estado para a formação de quadros ligados à gestão de arquivos.
Por conta desse cenário, foram desenvolvidas várias estratégias visando à formação e o aperfeiçoamento dos profissionais de arquivos. Em 2016 foi ofertado o Curso de Extensão em Arquivologia pelo curso de Gestão de Políticas Públicas da Escola de Artes, Ciências e Humanidades (EACH) da Universidade de São Paulo, em parceria com o Arquivo Público do Estado. Em 2018 o Centro Paula Souza iniciou o Curso Técnico em Arquivo, com ampla colaboração do Arquivo Público tanto na disponibilização de estágios na instituição como na participação de seus técnicos em atividades práticas do curso.
Esse cenário, de ampla colaboração do Arquivo Público com iniciativas de formação de quadros em Arquivologia em diversas instituições, somado à experiência de seus quadros técnicos na formulação e aplicação de políticas públicas de gestão arquivística, permitem ao Arquivo assumir o desafio de contribuir para a formação de quadros especializados na gestão de arquivos.
A construção do projeto
Com o decreto estadual nº 69.052, de 14 de novembro de 2024, é aprovada uma nova estrutura organizacional para o Arquivo Público do Estado de São Paulo. Assim, a instituição passa a ser dividida em cinco coordenadorias, sendo a Coordenadoria de Gestão do Sistema de Arquivos (CGSA) responsável pelo planejamento e execução das políticas arquivísticas na administração estadual. A Coordenadoria do Arquivo Digital (CAD) atua em assuntos relacionados à criação, tramitação e preservação de documentos digitais. A Coordenadoria de Tratamento de Acervos (CTA) é responsável pela guarda e acesso aos documentos físicos custodiados no Arquivo Público e a Coordenadoria de Preservação e Ingresso de Acervos (CPIA) atua em assuntos relacionados à conservação e recolhimento de documentos. Por fim, a Coordenadoria de Difusão de Acervos (CDA) congrega todas as ações das demais áreas através da extroversão do acervo (SÃO PAULO, 2024)[2].
Dentro da Coordenadoria de Gestão do Sistema de Arquivos foi estruturada a Divisão de Formação e Treinamento, com a atribuição de oferecer formação voltada aos servidores do Sistema Estadual de Arquivos e disseminar conhecimentos, procedimentos e normas técnicas produzidas na instituição.
Assim, a Escola do Arquivo surge a partir da necessidade de aprimorar a formação na gestão de arquivos e como estratégia de externalização dos conhecimentos produzidos nas áreas técnicas do Arquivo. Atualmente a instituição possui o Laboratório de Conservação e Restauro e as Seções de Gerenciamento de Riscos e Acondicionamento, de Digitalização e Microfilmagem, de Paleografia e Diplomática, de Acervo Iconográfico e Cartográfico e de Acervo Textual Público e Privado. A estratégia adotada foi integrar os conhecimentos produzidos pelos setores mencionados, transformando-os em cursos e formações que fortalecem a interação dessas áreas com as demandas dos servidores do Sistema Estadual de Arquivos. Além disso, busca-se aprimorar, por meio de uma abordagem dialógica, tanto os saberes já consolidados quanto as necessidades emergentes dos órgãos públicos, promovendo um processo contínuo de aprendizado e inovação.
A Escola do Arquivo como Escola de Governo
O conceito de Escola de Governo foi cunhado a partir da Emenda Constitucional nº 19, de 1998, com o objetivo de garantir a formação e o aperfeiçoamento dos servidores públicos pela União, Estados e Distrito Federal (BRASIL, 1998). A ideia seria superar os esforços anteriores, concentrados na formação de políticos, dirigentes públicos e da elite do funcionalismo público, e passar a ações de ensino conectadas com os objetivos governamentais ou organizacionais. Dessa forma, essas novas instituições têm a responsabilidade de estimular, permanentemente, a disseminação do conhecimento em gestão pública, bem como o desenvolvimento de competências profissionais dos que compõem o Estado (AIRES, SALGADO, AYRES e GODINHO, 2014, p. 1009).
Assim, uma Escola de Governo, na acepção atual, passaria do alcance tático-operacional para o alcance estratégico e seu foco passaria de reativo e rotineiro para um proativo e inovador. Com isso, o objetivo da formação passaria de ser baseada em conceitos de instrução e qualificação para o desenvolvimento de competências. O resultado das ações formativas passaria, portanto, da tomada de consciência e emissão de certificações para um impacto em mudança e desempenho na atuação do servidor público (COELHO e LEMOS, 2020, p. 22).
A proposta da Escola do Arquivo consiste justamente em promover uma mudança na concepção da formação profissional. Nosso objetivo é capacitar e atualizar servidores públicos em temas relacionados à gestão e preservação documental, atuando em dois segmentos da burocracia estatal.
O primeiro segmento abrange os gestores públicos intermediários — servidores que exercem funções gerenciais na administração pública. Para esse público, ofereceremos cursos voltados à capacitação para projetos e atividades relacionadas ao gerenciamento de equipes. O segundo segmento concentra-se no nível operacional, com cursos direcionados à orientação para o desempenho das funções, bem como à atualização de instrumentos e processos de trabalho.
A partir dessa concepção, a Escola do Arquivo se estrutura em dois eixos pedagógicos. O primeiro consiste em uma formação a nível de especialização, com 460 horas intitulada “Gestão de Arquivos e Informações”, que atuaria como uma espinha dorsal da proposta formativa da Escola. Com isso, pretendemos com isso, não formar novos quadros na área, função que corresponde aos cursos de graduação em Arquivologia presentemente em operação no país, mas fornecer aos servidores públicos, seja de nível operacional como com função de comando, uma formação continuada que permita complementar saberes anteriores e que resulte em melhorias nas suas ações de trabalho. Com um foco proativo e inovador, buscamos superar a visão reativa e rotineira dos processos de qualificação profissional no serviço público, tendo como objetivo o desenvolvimento de competências e superar a concepção de educação como simples processo de instrução.
O segundo eixo corresponde à oferta de cursos e oficinas temáticas que, relacionados à formação estrutural composta pelo Curso de Especialização, irá subsidiar em temas mais conexos às atividades práticas dos servidores e às demandas mais alinhadas aos órgãos componentes do Sistema Estadual de Arquivos (SAESP). A proposta dessas ações é que sejam articuladas com as estratégias organizacionais do Estado de São Paulo e alinhadas com as ações prioritárias relacionadas à gestão documental. Assim, evita-se que as ações sejam um mero catálogo de ofertas de cursos de capacitação e formação pessoal (LONGO, 2007, p. 122).
A Escola do Arquivo pretende ser um agente de transformação na administração pública estadual. Ao consolidar a política estadual de arquivos, promovemos não apenas a gestão documental, mas também o acesso à informação, a preservação e a difusão do patrimônio documental. Por meio da formação e do desenvolvimento contínuo dos servidores, construímos uma gestão pública mais eficiente, transparente e comprometida com a memória e o futuro do Estado.
Referências
AIRES, Renan Felinto de Farias, SALGADO, Camila Cristina Rodrigues, AYRES, Kátia Virgínia e ARAÚJO, Afrânio Godinho de. “Escolas de Governo: o panorama brasileiro”. Revista de Administração Pública, v. 48, n. 4, p. 1007-1027, jul./ago., 2014. Disponível em: https://doi.org/10.1590/0034-76121689. Acesso em: 08 dez. 2025.
BARBALHO, Renata Regina Gouvêa. “O Arquivo Nacional na gestão de Eugênio Vilhena de Moraes, 1938-1945”. Acervo. Rio de Janeiro, v. 34, n. 1, p. 48-67, jan./abr. 2021. Disponível em: https://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/1622/1604. Acesso em: 08 dez. 2025.
BERNARDES, Ieda Pimental (org.). Política pública de arquivos e gestão documental do Estado de São Paulo. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2022. Disponível em: https://www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/publicacoes/livros/politica_publica_de_arquivos_e_gestao_documental_do_estado_de_sao_paulo_4_ed.pdf. Acesso em: 08 dez. 2025.
BRASIL. Decreto nº 9.197, de 9 de dezembro de 1911. Approva o regulamento do Archivo Nacional. Disponível em: https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1910-1919/decreto-9197-9-dezembro-1911-516281-publicacaooriginal-1-pe.html. Acesso em: 08 dez. 2025.
BRASIL. Emenda Constitucional nº 19, de 4 de junho de 1998. Modifica o regime e dispõe sobre princípios e normas da Administração Pública, servidores e agentes políticos, controle de despesas e finanças públicas e custeio de atividades a cargo do Distrito Federal, e dá outras providências. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc19.htm. Acesso em: 08 dez. 2025.
COELHO, Fernando de Souza e LEMOS, Murilo Lemos. “Escolas de Governo: conceitos, panorama no Brasil e uma agenda para o nível local”. In: COELHO, Fernando de Souza [et. al.]. Escolas de Governo: formação e capacitação de agentes públicos. São Paulo: Oficina Municipal; Fundação Konrad Adenauer Brasil, 2020, p. 17-38.
CRIVELLI, Renato; BIZELLO, Maria Leandra. “A história da Arquivologia no Brasil (1838-2012)”. Fuentes, revista de la Biblioteca y Archivo Historico de la Asamblea Legislativa Plurinacional. La Paz, v. 6, n. 21, p. 44-56, 2012.
FONSECA, Vitor Manoel M. da, BEZERRA, Darlene Alves. “Arquivos e administração pública: a temática arquivística na Revista do Serviço Público, 1938-1945”. In: Reunião brasileira de ensino e pesquisa em arquivologia (REPARQ), 5, Belo Horizonte, p. 430-449, nov. 2017. Disponível em: https://vreparq.eci.ufmg.br/wp-content/uploads/2018/10/Ensino-e-pesquisa-em-arquivologia-cenarios-prospectivos.pdf. Acesso em: 08 dez. 2025.
LONGO, Francisco. Mérito e flexibilidade: a gestão de pessoas no serviço público. São Paulo: Fundap, 2007.
RODRIGUES, José Honório. “Prefácio”. In: SCHELLENBERG, Teodore Roosevelt. Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. 2ª edição. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1980, p. I-VI.
SANTOS, Paulo Roberto Elian dos. “A institucionalização da arquivologia no Brasil e a reforma administrativa no primeiro governo Vargas (1935-1945)”. Revista Brasileira de História. São Paulo, v. 38, n. 78, p. 121-146, 2018 Disponível em: https://doi.org/10.1590/1806-93472018v38n78-06. Acesso em: 08 dez. 2025.
SÃO PAULO (estado). Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984.Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP. Disponível em: https://www.al.sp.gov.br/norma/55630. Acesso em: 08 dez. 2025.
SÃO PAULO (estado). Decreto nº 69.052, de 14 de novembro de 2024.Aprova a Estrutura Organizacional e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Secretaria de Gestão e Governo Digital. Disponível em: https://doe.sp.gov.br/executivo/decretos/decreto-n-69052-de-14-de-novembro-de-2024-20241114118202720092. Acesso em: 08 dez. 2025.
SÃO PAULO (estado). Resolução nº 25, de 16 de maio de 2025, que aprova o detalhamento da Estrutura Organizacional da Secretaria de Gestão e Governo Digital. Disponível em: https://doe.sp.gov.br/executivo/secretaria-de-gestao-e-governo-digital/resolucao-sggd-n-25-de-16-05-2025-20250516112812201082990. Acesso em: 08 dez. 2025.
[1] Doutor em História Econômica pela USP; chefe da Divisão de Formação e Treinamento do Arquivo Público do Estado; São Paulo, SP, Brasil. E-mail: fvaribeiro@sp.gov.br. Currículo Lattes: http://lattes.cnpq.br/7361701263367493. ORCID: 0000-0003-3704-0375.
[2] As atribuições do Arquivo Público foram definidas na Resolução nº 25, de 16 de maio de 2025, que aprova o detalhamento da Estrutura Organizacional da Secretaria de Gestão e Governo Digital (SÃO PAULO, 2025).
