Sistemas informatizados de gestão documental nos 40 anos do SAESP
Do SPU ao SEI-SP, passando por SPdoc e SP Sem Papel
Palavras-chave:
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPdoc, Programa São Paulo Sem Papel (SP Sem Papel), Sistema Eletrônico de Informações (SEI)Resumo
No contexto de comemoração dos 40 anos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), este relato de experiência tem o objetivo de apresentar um breve histórico da atuação da equipe gestora do SAESP no planejamento, desenvolvimento, capacitação e implantação de sistemas informatizados de gestão documental adotados pela Administração Pública Paulista em diferentes fases. Por meio da pesquisa bibliográfica e documental, o texto aborda a trajetória dos trabalhos realizados para a implementação do Sistema de Protocolo Único (SPU), do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPdoc), do Programa São Paulo Sem Papel (SP Sem Papel) e do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), além de enfocar os desafios atuais da transformação digital em governo. Conclui por destacar a importância desses movimentos para a consolidação da Política Pública de Arquivos e Gestão Documental no Estado de São Paulo e o fortalecimento do SAESP.
Referências
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO (São Paulo). DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO (DGSAESP). Relatório sobre o Sistema de Protocolo Único: Problemas e impactos (19 jun. 2008). São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2018.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO (São Paulo). Instrução Normativa APE/SAESP - 1, de 10 de março de 2009. Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2009. Disponível em: <https://www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/legislacao/instrucao_normativa_ape_saesp_1_de_10_03_2009.pdf>. Acesso em: 31 jan. 2025.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO (São Paulo). Portaria UAPESP/SAESP - 4, de 23 de novembro de 2020. Substitui os Anexos I e II da Instrução Normativa APE/SAESP nº 1, de 10 de março de 2009, que definem os requisitos e metadados a serem adotados pelo ambiente digital de gestão documental do SP Sem Papel e por outros sistemas de gestão arquivística. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2020. Disponível em: <https://www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/legislacao/portaria_uapesp_saesp_4_de_23_11_2020.pdf>. Acesso em: 31 jan. 2025.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO (São Paulo). Portaria UAPESP/SAESP - 6, de 25 de agosto de 2021. Define procedimentos para orientar o mapeamento de documentos compostos e a modelagem de documentos digitais no ambiente digital de gestão documental “Documentos Digitais” do SP Sem Papel. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2021. Disponível em: <https://www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/legislacao/portaria_uapesp_saesp_6_de_25_08_2021.pdf>. Acesso em: 11 dez. 2025.
BERNARDES, Ieda Pimenta et al. Case Study BR09 - Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP) - Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações (SPdoc): Relatório final. [s.l.]: Projeto InterPARES, 2012. Disponível em: <http://interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=ip3_brazil_cs09_relatorio_final.pdf>. Acesso em: 31 jan. 2025.
BRASIL. Decreto nº 11.946, de 12 de março de 2024. Institui o Programa Nacional de Processo Eletrônico. Brasília: Presidência da República, 2024. Disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2024/decreto/d11946.htm#:~:text=DECRETO%20N%C2%BA%2011.946%2C%20DE%2012,vista%20o%20disposto%20no%20art>. Acesso em: 31 jan. 2025.
FARIAS, Aline Ribeiro de et al. Relato da Experiência do Arquivo Público do Estado de São Paulo no Programa São Paulo Sem Papel - Documentos Digitais. In: Revista Eletrônica Discente do Curso de História - UFAM. Manaus, ano 4, vol. 4, nº 1, p. 412-421. Universidade Federal do Amazonas, 2018. Disponível em: <https://periodicos.ufam.edu.br/index.php/manduarisawa/article/view/7590>. Acesso em: 31 jan. 2025.
QUEIROZ, Elisangela Mendes; ESTRELLA, Leandro Teixeira. A experiência do Arquivo Público do Estado no aprimoramento do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc. In: ANDRADE, Ana Célia Navarro de (org.). Arquivos, entre tradição e modernidade: Conferências e trabalhos premiados com menção honrosa apresentados no XI Congresso de Arquivologia do Mercosul. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo, 2 ed., rev. ampl., vol. 1, 2017, pp. 259-279. Disponível: <https://arqsp.org.br/wp-content/uploads/2017/09/XI-CAM-VOL.-1_e-book.pdf>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). CASA CIVIL (CC). Resolução CC-1, de 25 de fevereiro de 2005. Institui Grupo Técnico para a implementação do Protocolo Único da Administração Direta do Estado e dá providências correlatas. São Paulo: Diário Oficial do Estado de São Paulo, 2005. Disponível: <https://www.imprensaoficial.com.br/DO/BuscaDO2001Documento_11_4.aspx?link=%2f2005%2fexecutivo%2520secao%2520i%2ffevereiro%2f26%2fpag_0003_DVSN5U6788Q7ReF1KFDDOD488CU.pdf&pagina=3&data=26/02/2005&caderno=Executivo%20I&paginaordenacao=100003>.Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). CASA CIVIL (CC). Resolução CC-19, de 19 abril de 2011. Define critérios para a implementação gradual e progressiva do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc nos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo. São Paulo: Diário Oficial do Estado de São Paulo, 2011. Disponível: <https://www.imprensaoficial.com.br/DO/BuscaDO2001Documento_11_4.aspx?link=%2f2011%2fexecutivo%2520secao%2520i%2fabril%2f20%2fpag_0004_AGGITM12G115Pe205MGCJ8JVRAH.pdf&pagina=4&data=20/04/2011&caderno=Executivo%20I&paginaordenacao=100004>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). CASA CIVIL. Resolução CC-33, de 8 de abril de 2004. Institui Grupo Técnico para executar o planejamento e a estratégia visando a implantação do Protocolo Único da Administração Direta do Estado. São Paulo: Diário Oficial do Estado de São Paulo, 2004. Disponível em: <https://www.imprensaoficial.com.br/DO/BuscaDO2001Documento_11_4.aspx?link=%2f2004%2fexecutivo%2520secao%2520i%2fabril%2f09%2fPag_0001_8NBR3NLCLJAL6e1EUMO6F9OE9IO.pdf&pagina=1&data=09/04/2004&caderno=Executivo%20I&paginaordenacao=100001>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). COMITÊ DE QUALIDADE DA GESTÃO PÚBLICA (CQGP). Relatório do Grupo Técnico instituído pela Resolução CC-10, de 25 de fevereiro de 2005, para a implementação do Protocolo Único da Administração Direta do Estado: Apresentação do Plano de Trabalho com cronograma físico-financeiro das atividades (abr. 2005). São Paulo: CQGP, 2005a.
SÃO PAULO (Estado). COMITÊ DE QUALIDADE DA GESTÃO PÚBLICA (CQGP). Relatório de Implementação do Protocolo Único em todos os órgãos do Governo do Estado de São Paulo. São Paulo: CQGP, 2005b. Disponível em:< http://www.conei.sp.gov.br/rel_protocolo_unico.htm>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). COMITÊ DE QUALIDADE DA GESTÃO PÚBLICA (CQGP). Relatório do Grupo Técnico instituído pela Resolução CC-33, de 8 de abril de 2004, para planejamento e estratégia visando a implantação do Protocolo Único da Administração Direta do Estado (nov. 2004). São Paulo: CQGP, 2004.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007, que Reorganiza a Casa Civil. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2007. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2007/decreto-51991-18.07.2007.html> Acesso em 2 dez. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 55.479, de fevereiro de 2010. Instituí, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2010a. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2010/decreto-55479-25.02.2010.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 56.260, de 6 de outubro de 2010. Altera o Decreto nº 55.479, de fevereiro de 2010, que instituí, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2010b. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2010/decreto-56260-06.10.2010.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 57.285, de 26 de agosto de 2011. Institui na Casa Civil, junto ao Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, Comissão Técnica de Documentos Digitais e dá providências Correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2011a. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2011/decreto-57285-26.08.2011.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 57.286, de 26 de agosto de 2011. Institui na Casa Civil, junto ao Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc, Comissão Técnica de Implementação e Treinamento e dá providências Correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2011b. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2011/decreto-57285-26.08.2011.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 60.132, de 7 de fevereiro de 2014. Dá nova redação a dispositivo do Decreto Estadual nº 55.479, de fevereiro de 2010, que instituí, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2014. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2014/decreto-60132-07.02.2014.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 62.162, de 24 de agosto de 2016. Dispõe sobre o Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2016. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2016/decreto-62162-24.08.2016.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 63.936, de 17 de dezembro de 2018. Dispõe sobre a administração, operação e implantação progressiva do Sistema SPdoc e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo: 2018. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2018/decreto-63936-17.12.2018.html>. cesso em: 31 jan. 2025
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 64.355 de 31 de julho de 2019. Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo: 2019. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2019/decreto-64355-31.07.2019.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 65.347, de 09 de dezembro de 2020. Dispõe sobre a aplicação da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD), no âmbito do Estado de São Paulo. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2020. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2020/decreto-65347-09.12.2020.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 67.641, de 10 de abril de 2023. Dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual, institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo - SEI/SP e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2023. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2023/decreto-67641-10.04.2023.html>. Acesso em: 31 jan. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 69.052, de 14 de novembro de 2024. Aprova a Estrutura Organizacional e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Secretaria de Gestão e Governo Digital. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2024. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2024/decreto-69052-14.11.2024.html>. Acesso em: 27 ago. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 69.230, de 23 de dezembro de 2024. Altera o Decreto nº 69.052, de 14 de novembro de 2024, que Aprova a Estrutura Organizacional e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Secretaria de Gestão e Governo Digital. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2024. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2024/decreto-69230-23.12.2024.html >. Acesso em: 27 ago. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Decreto nº 69.506, de 30 abril de 2025. Altera o Decreto nº 69.052, de 14 de novembro de 2024, que aprova a Estrutura Organizacional e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão e das Funções de Confiança da Secretaria de Gestão e Governo Digital, e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2025. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2025/decreto-69506-30.04.2025.html>. Acesso em: 27 ago. 2025.
SÃO PAULO (Estado). Lei Complementar nº 1.395, de 22 de dezembro de 2023. Dispõe sobre os cargos em comissão e as funções de confiança no âmbito da Administração Pública direta e das autarquias, altera as leis complementares que especifica e dá providências correlatas. São Paulo: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, 2023b. Disponível em: <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/lei.complementar/2023/lei.complementar-1395-22.12.2023.html>. Acesso em: 27 ago. 2025.
VANELLI, Benedito. Parametrização e critérios arquivísticos no SEI. Apresentação realizada no Arquivo Público do Estado de São Paulo durante a 8ª Semana Nacional de Arquivos, 2024. Disponível em:<https://www.arquivoestado.sp.gov.br/uploads/eventos/material_apoio/parametrizacao_criterios_arquivisticos_sei_benedito_vanelli.pdf>. Acesso em: 31 jan. 2025.
Downloads
Publicado
Como Citar
Edição
Seção
Categorias
Licença
Copyright (c) 2025 Elisangela Mendes Queiroz, Benedito Vanelli do Carmo Neto, Rogério Madeira Moura Campos
Este trabalho está licenciado sob uma licença Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Declaração de Direito Autoral
Os autores são os detentores dos direitos autorais dos manuscritos submetidos, sendo autorizado à Revista do Arquivo a publicação do referido texto. Os dados, conceitos e opiniões apresentados nos trabalhos, bem como a exatidão das referências documentais e bibliográficas, são de inteira responsabilidade dos autores.
Este obra está licenciada com uma Licença Creative Commons Atribuição 4.0 Internacional.
