As contribuições e inovações do SAESP do ponto de vista metodológico
Palavras-chave:
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), gestão documental, metodologia arquivística, classificação funcional, tabela de temporalidadeResumo
Encomendado para apresentação em evento de celebração dos 40 anos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), este artigo analisa as contribuições e inovações do SAESP sob a perspectiva metodológica, ressaltando sua importância para a gestão, preservação e acesso aos documentos públicos. A pesquisa busca compreender como as metodologias do SAESP, especialmente na elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade, influenciaram a prática arquivística brasileira e consolidaram a abordagem funcional como paradigma. Trata-se de estudo bibliográfico e analítico, baseado em literatura nacional e internacional, normas ISO e documentos técnicos do SAESP. Constatou-se que a metodologia adotada consolidou a classificação funcional, garantindo instrumentos robustos para gestão documental, estabilidade conceitual e eficiência na avaliação, além da inovação na aplicação de prazos por tipo documental. Conclui-se que essa abordagem representa um marco metodológico, promovendo consistência teórica e memória social adequada às demandas contemporâneas.
Referências
ALBERTS, Inge et. al. Bridging functions and processes for records management. Canadian Journal of Information and Library Science, Toronto, v. 34, n. 4, p. 365-390, dez. 2010.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Roteiro para elaboração de plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim. São Paulo: Arquivo Público do Estado, 2018.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 15489-1: 2018. Informação e documentação: gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Conceitos e princípios. Rio de Janeiro: ABNT, 2018.
ASSOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN (Aenor). UNE-ISO/TR 26122 IN: información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. Madri: Aenor, 2008.
BAK, Greg. Continuous classification: capturing dynamics relationships among information resources. Archival Science, v. 12, p. 287-318, 2012.
BARBADILLO ALONSO, Javier. Apuntes de clasificación archivística. Legajos. Cuadernos de Investigación Archivística y Gestión Documental, Córdoba, p. 27–50, 2007.
BARROS, Thiago Bragato, SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Organização do Conhecimento e Arquivologia: abordagens metodológicas. Informação e Informação, Londrina, v. 24, n. 2, p. 76-92, maio/ago. 2019.
BERNARDES, Ieda Pimenta (org.) Manual de elaboração de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-fim. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.
CALABRIA, Tina. Evaluating Caloundra city council’s EDMS classification. 2004. Disponível em: https://www.steptwo.com.au/files/kmc_caloundracouncil.pdf. Acesso em: 7 maio. 2020.
CAMPBELL, Eduard G. Functional classification of archival material. The Library Quarterly: information, community, policy, v. 11, n. 4, p. 431-441, 1941.
CARAVACA, Maria Mata. Policies and requirements for archival sedimentation in a hybrid records management environment: a critical analysis of international writings, 2017. Tese (Doutorado em Library and Documentation Sciences) - Sapienza Universitá di Roma, Roma, 2017.
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS (CIA). ISDF: Norma internacional para descrição de funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008.
COUTURE, Carol;, MARTINEAU, Jocelyne; DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em arquivística no mundo contemporâneo. Brasilia: Finatec, 1999.
CRUZ MUNDET, J. R. Diccionario de archivística: con equivalencias em inglés, francés, alemán, portugués, catalán, euskera y gallego. Madrid: Alianza Editorial, 2011.
CUNNINGHAM, Adrian. Peter J. Scott and the Australian ‘series’ system: its origins, features, rationale, impact and continuing relevance. In: COMMA, 1, 2013. Disponível em: https://doi.org/10.3828/comma.2013.1.13. Acesso em: 28 nov. 2025.
CUNNINGHAM, Adrian. ¿Cómo de lleno está el vaso? Cambios y desafíos para los profesionales de los documentos frente a la transformación digital em la era de los datos. Tabula, n. 24, 2021, p. 21-43.
DURANTI, Luciana. The concept of appraisal and archival theory. American Archivist, v. 57, 1994, p. 328-344.
DURANTI, Luciana. The archival bond. Archives and Museum Informatics, v. 11, p. 213-218, 1997.
DURANTI, Luciana et. al. Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht: Kluver, 2002.
DURANTI, Luciana, FRANKS, Patrica C. (ed.). Encyclopedia of Archival Science. Lanha: Rowman & Littlefield, 2015.
EASTWOOD, Terry. What is archival theory and why is it important? Archivaria, Ottawa, v. 37, p. 122-130, 1994.
FOSCARINI, Fiorella. Records classification and functions: an archival perspective. Knowledge Organization, v. 33, n. 4, 2006.
FOSCARINI, Fiorella. Function-based records classification systems: Aan exploratory study of records management practices in central banks.,2009. Tese (Doutorado em Library, Archival and Information Studies) - University of British Columbia, Vancouver, 2009.
FOSCARINI, Fiorella. La clasificación de documentos basada em funciones: comparación de la teoría y la práctica. Tábula, n. 13, p. 41-57, 2010.
FOSCARINI, Fiorella. Understanding functions: Aan organizational culture perspective. Records Management Journal, v. 22, p. 20-36, 2012.
IFOULD, Peta, JOSEPH, Pauline. User difficulties working with a business classification scheme: Aa case study. Records Management Journal, v. 26, n. 1, 2016.
GUERCIO, Maria. Records classification and content management: old functions and new requirements in the legislation and standards for electronic record-keeping systems. In: Proceedings of the DLM-Forum 2002: access and preservation of electronic information: best practices and solutions. Barcelona, 2002.
GUNNLAUGSDOTTIR, Johanna. Functional classification scheme for records: a way to chart documented knowledge in organizations. Records Management Journal, v. 22, n. 2, p. 116-129, 2012.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Lenguaje y vocabulario archivísticos: algo más que un diccionario. Sevilla: Junta de Andalucía, 2011.
HURLEY, Chris. What, if anything, is a function? Archives & Manuscripts, v. 21, n. 2, 1993.
INTERNATIONAL RECORDS MANAGEMENT TRUST (IRMT). Glossary of terms. Londres: IRMT, 2009.
KETELAAR, Eric. Archival theory and the Dutch Manual. Archivaria, Ottawa, v.41 p. 31-40, 1996.
LAPPIN, James; JACKSON, Tom; MATTHEWS, Graham; RAVENWOOD, Clare. Rival records management models in an era of partial automation. Archival Science, v. 21, p. 243-266, 2021.
MCLEOD, Julie. Reinventing archival methods: reconceptualising electronic records management as a wicked problem. Archives and Manuscripts, v. 42, n. 2, p. 193-196, 2014.
MAS, Sabine; GAGNON-ARGUIN, Louise. Problématique de l´organisationet du repéragedês Documents administratifs électroniques dans uncontexte de gestion décentralisé e dêsressources informationnelles. Archives, v. 39, n. 2, p. 47-87, 2007-2008.
MAS, Sabine; MARLEAU, Yves. Proposition of a faceted classification model to support corporate information organization and digital records management. In: Proceedings of the 42nd Hawaii International Conference on System Sciences. Hawaii, 2009.
MOKHTAR, Umi Asma; YUSOF, Zawiyah M. Function-based classification: model development and validation. Open Journal of Social Sciences, v. 3, n. 3, 2015.
MOKHTAR, Umi Asma; YUSOF, Zawiyah M. Records classification: concepts, principles and methods, information, systems, context. Kindlington: Elservier, 2017.
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Overview of Classification Tools for records management. Camberra: National Archives of Australia, 2003. Disponível em: https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-10/classifcation-tools.pdf. Acesso em: 1 maio 2020.
ORR, Stuart Anthony. Functions-based classification of records: is it functional? 2005. Dissertação (Master of Science in Records Management) – Divisão de Informação e Estudos de Comunicação, Northumbria University, Newcastle, 2005.
PACKALÉN, Saara, HENTTONEN, Pekka. Recordkeeping professional understanding of and justification for functional classification: Finnish public sector organizational context. Archival Science, v. 16, p. 403-419, 2016.
PACKALÉN, Saara. Function-based records organization in the Finnish public sector. In: CONGRESSO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2016, Seul.
PEARCE-MOSES, Richard. A glossary of archival and Records terminology. Chicago: The Society of American Archivists, 2005.
ROBERGE, Michel. Le schéma de classification hiérarchique dês documents administratifs: Conception, développement, déploiementet maintenance. Quebec: Editions Michel Roberge, 2011.
ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents d´activité technologiques et en formatpapier. Quebec: Editions Michel Roberge, 2016.
SABOURIN, Paul. Constructing a functions-based records classification system: Business Activity Structure Classification System. Archivaria, Ottawa, v.51, p. 137-154, 2001.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: Princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey. Managing records: A handbook of principles and practice. Londres: Facet, 2003.
SILVA, Carlos Guardado da. A organização do conhecimento da administração pública em Portugal: do plano de classificação funcional à criação de uma ontologia na perspectiva da Web Semântica. In: ISKO INTERNATIONAL CONFERENCE, 14., Rio de Janeiro, 2016.
SMIT, Johanna Wilhelmina. Vocabulário controlado e controle de vocabulário em arquivos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 31, n. 3, p. 46-56, set./dez. 2018.
SOCIETY AMERICAN OF ARCHIVISTS. A glossary of archives and records terminology. Disponível em: https://dictionary.archivists.org/. Acesso em: 26 out. 2021.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Classificação em arquivística: trajetória e apropriação de um conceito. 2005. Tese (Doutorado em História Social) - Universidade de São Paulo, São Paulo, 2005.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. O leito de Procusto e os instrumentos de classificação de documentos de arquivo: análise do código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio do Arquivo Nacional, Em Questão, Porto Alegre, v. 28, n. 1, 2022.
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. Gestão de documentos no Brasil: uma visão a partir da situação da Administração Pública Federal. Belo Horizonte: Fino Trato, 2023.
STATE OF NEW SOUTH WALES. Strategies for documenting government business: the DIRKS manual, 2018.
YAKEL, Elizabeth. Archival representation. Archival Science, v. 3, p.1-25, 2003.
YEO, Geoffrey. Bringing things together: aggregate records in a digital age. Archivaria, Ottawa, n. 74, p. 43-91, 2012.
XIE, Sherry Li. Function-based records classification system: a comparative study. 2007. Disponível em: http://www.armaedfoundation.org/pdfs/Sherry_Xie_Study.pdf. Acesso em: 30 maio. 2010.
Downloads
Publicado
Como Citar
Edição
Seção
Categorias
Licença
Copyright (c) 2025 Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Este trabalho está licenciado sob uma licença Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Declaração de Direito Autoral
Os autores são os detentores dos direitos autorais dos manuscritos submetidos, sendo autorizado à Revista do Arquivo a publicação do referido texto. Os dados, conceitos e opiniões apresentados nos trabalhos, bem como a exatidão das referências documentais e bibliográficas, são de inteira responsabilidade dos autores.
Este obra está licenciada com uma Licença Creative Commons Atribuição 4.0 Internacional.
